KobiChat est une plateforme de communication WhatsApp professionnelle, fournie par KobiTech B.V. Dans la présente politique, nous expliquons quelles données à caractère personnel nous traitons, pourquoi nous les traitons et quels sont vos droits. Nous respectons le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
KobiTech B.V.
Klompenmakerstraat 24, 4871 EM Etten-Leur, Pays-Bas
Chambre de commerce (KvK) : 42005593
E-mail : privacy@kobichat.nl
Pour toute question concernant la présente politique ou vos données, n’hésitez pas à nous écrire par e-mail.
1. Deux rôles : responsable du traitement et sous-traitant
KobiChat traite des données à deux titres :
- En tant que responsable du traitement pour les données de nos propres clients (les entreprises qui souscrivent un abonnement à KobiChat) : données de compte, facturation et statistiques d’utilisation.
- En tant que sous-traitant pour les données que nos clients traitent via KobiChat - en particulier les conversations WhatsApp, les coordonnées et les messages de leurs propres clients. Ces données appartiennent au client ; nous les traitons uniquement sur ses instructions. Les modalités correspondantes sont définies dans notre accord de traitement des données (art. 28 RGPD).
2. Les données que nous traitons
| Catégorie | Exemples | Finalité |
|---|---|---|
| Données de compte | Nom, adresse e-mail, nom de l’entreprise, mot de passe chiffré | Accès à votre environnement et gestion de celui-ci |
| Données de facturation | Abonnement, statut de paiement, numéros de facture | Facturation et comptabilité |
| Conversations WhatsApp | Messages, numéros de téléphone et coordonnées de vos clients, ainsi que les éventuels médias | Fourniture du service de boîte partagée (rôle de sous-traitant) |
| Données d’utilisation | Heures de connexion, nombre de messages, journaux techniques | Sécurité, dépannage et mesure de l’utilisation |
3. WhatsApp Business Platform et Meta
KobiChat utilise la WhatsApp Business Platform (Cloud API) officielle de Meta Platforms Ireland Ltd. Les messages envoyés et reçus via WhatsApp transitent par l’infrastructure de Meta. La politique de confidentialité de WhatsApp/Meta s’applique également à ce traitement. Chaque client connecte son propre compte WhatsApp Business ; ce faisant, nous obtenons uniquement l’accès nécessaire pour envoyer et recevoir des messages pour le compte de ce client.
4. Destinataires et sous-traitants ultérieurs
Nous ne partageons des données qu’avec les parties nécessaires à la fourniture du service. Certains de ces sous-traitants ultérieurs n’interviennent que si le client utilise la fonctionnalité concernée (par exemple l’assistant IA ou une intégration d’agenda) :
| Sous-traitant ultérieur | Finalité | Localisation / transfert |
|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Envoi/réception de messages WhatsApp (WhatsApp Business Platform) | UE/États-Unis (CCT / Data Privacy Framework) |
| Microsoft Azure (Europe de l’Ouest) | Hébergement de la plateforme et de la base de données | UE |
| Mollie B.V. | Traitement des paiements d’abonnement | UE (Pays-Bas) |
| Apple Inc. (APNs) | Notifications push vers l’application mobile | États-Unis (DPF) |
| Anthropic / OpenAI (uniquement si l’assistant IA est utilisé) | Génération de réponses IA avec la propre clé API du client | États-Unis (CCT/DPF) |
| Google Ireland Ltd. (uniquement avec une intégration d’agenda) | Consultation des disponibilités (libre/occupé) et prise de rendez-vous dans le propre agenda du client | UE/États-Unis (DPF) |
| Teamleader NV (uniquement avec une intégration CRM) | Transfert des leads et tâches dans le CRM du client | UE (Belgique) |
| Fournisseur d’e-mail (SMTP) | Envoi d’e-mails système et de rappel | UE |
Des accords de traitement des données ont été conclus avec ces parties. Nous ne vendons jamais vos données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Nos propres clients concluent avec nous un accord de traitement des données pour les données qu’ils traitent via KobiChat.
5. Durée de conservation
Nous conservons les données de compte aussi longtemps que votre environnement est actif. Après la résiliation, nous supprimons vos données dans un délai de 90 jours, sauf si nous sommes légalement tenus de les conserver plus longtemps (par exemple les données de facturation soumises à l’obligation légale de conservation fiscale de 7 ans). Nous supprimons les données de conversation que nous gérons en tant que sous-traitant à la demande du client ou à la fin du contrat.
6. Sécurité
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : connexions chiffrées (TLS), stockage chiffré des mots de passe, webhooks signés, séparation des accès entre les environnements clients et sauvegardes quotidiennes. Les administrateurs de la plateforme KobiChat n’ont pas accès au contenu des conversations des clients.
7. Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité concernant vos données à caractère personnel, ainsi que d’un droit d’opposition. Vous souhaitez exercer ces droits ou faire supprimer vos données ? Écrivez-nous à privacy@kobichat.nl. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens).
Vous souhaitez que nous supprimions votre compte et les données associées ? Envoyez un e-mail depuis votre adresse e-mail enregistrée à privacy@kobichat.nl avec pour objet « Demande de suppression ». Nous supprimerons vos données dans un délai de 30 jours et vous le confirmerons par e-mail.
8. Cookies
L’application web KobiChat utilise un cookie de session fonctionnel et quelques éléments fonctionnels de stockage local (voir la politique relative aux cookies) pour vous maintenir connecté et mémoriser vos préférences. Un aperçu complet est disponible dans notre politique relative aux cookies.
Sur notre site web, nous utilisons Google Analytics pour mesurer les visites et améliorer notre marketing. Les cookies d’analyse et de marketing associés ne sont déposés qu’après que vous avez donné votre consentement via la bannière cookies ; jusque-là, Google Analytics fonctionne en mode sans consentement (Consent Mode v2), sans cookies. Si vous refusez, aucun cookie de suivi ou publicitaire n’est déposé. Dans ce cadre, des données sont traitées par Google (Google Ireland Ltd., avec un transfert possible vers les États-Unis dans le cadre de l’EU-US Data Privacy Framework). Vous pouvez modifier votre choix à tout moment en supprimant vos cookies.
9. Modifications
Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre. La version en vigueur est toujours disponible sur cette page ; la date de la dernière modification figure en haut.