KobiChat ist eine Plattform für die geschäftliche WhatsApp-Kommunikation, bereitgestellt von der KobiTech B.V. In dieser Erklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, warum wir dies tun und welche Rechte Sie haben. Wir halten uns an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
KobiTech B.V.
Klompenmakerstraat 24, 4871 EM Etten-Leur, Niederlande
Handelskammer (KvK): 42005593
E-Mail: privacy@kobichat.nl
Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten können Sie uns jederzeit gerne eine E-Mail schreiben.
1. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
KobiChat verarbeitet Daten in zwei Rollen:
- Als Verantwortlicher für die Daten unserer eigenen Kunden (der Unternehmen, die KobiChat abonnieren): Kontodaten, Abrechnungsdaten und Nutzungsstatistiken.
- Als Auftragsverarbeiter für die Daten, die unsere Kunden über KobiChat verarbeiten - insbesondere die WhatsApp-Gespräche, Kontaktdaten und Nachrichten ihrer eigenen Kunden. Diese Daten gehören dem Kunden; wir verarbeiten sie ausschließlich auf seine Weisung. Die entsprechenden Regelungen enthält unser Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).
2. Welche Daten wir verarbeiten
| Kategorie | Beispiele | Zweck |
|---|---|---|
| Kontodaten | Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, verschlüsseltes Passwort | Zugang zu Ihrer Umgebung und deren Verwaltung |
| Abrechnungsdaten | Abonnement, Zahlungsstatus, Rechnungsnummern | Abrechnung und Buchhaltung |
| WhatsApp-Gespräche | Nachrichten, Telefonnummern und Kontaktdaten Ihrer Kunden sowie etwaige Medien | Bereitstellung des Team-Postfach-Dienstes (Rolle als Auftragsverarbeiter) |
| Nutzungsdaten | Anmeldezeiten, Anzahl der Nachrichten, technische Protokolle | Sicherheit, Fehlerbehebung und Nutzungserfassung |
3. WhatsApp Business Platform und Meta
KobiChat nutzt die offizielle WhatsApp Business Platform (Cloud API) von Meta Platforms Ireland Ltd. Über WhatsApp gesendete und empfangene Nachrichten laufen über die Infrastruktur von Meta. Für diese Verarbeitung gilt zudem die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp/Meta. Jeder Kunde verbindet sein eigenes WhatsApp-Business-Konto; dabei erhalten wir nur den Zugriff, der erforderlich ist, um im Namen dieses Kunden Nachrichten zu senden und zu empfangen.
4. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter
Wir geben Daten nur an Parteien weiter, die für die Erbringung des Dienstes erforderlich sind. Einige dieser Unterauftragsverarbeiter werden nur eingesetzt, wenn der Kunde die entsprechende Funktion nutzt (z. B. den KI-Assistenten oder eine Kalenderintegration):
| Unterauftragsverarbeiter | Zweck | Standort / Übermittlung |
|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Senden/Empfangen von WhatsApp-Nachrichten (WhatsApp Business Platform) | EU/USA (SCC / Data Privacy Framework) |
| Microsoft Azure (Westeuropa) | Hosting der Plattform und der Datenbank | EU |
| Mollie B.V. | Abwicklung von Abonnementzahlungen | EU (Niederlande) |
| Apple Inc. (APNs) | Push-Benachrichtigungen an die mobile App | USA (DPF) |
| Anthropic / OpenAI (nur bei Nutzung des KI-Assistenten) | Erstellung von KI-Antworten mit dem eigenen API-Schlüssel des Kunden | USA (SCC/DPF) |
| Google Ireland Ltd. (nur bei einer Kalenderintegration) | Abrufen des Frei/Belegt-Status und Buchen von Terminen im eigenen Kalender des Kunden | EU/USA (DPF) |
| Teamleader NV (nur bei einer CRM-Integration) | Lead-Übergabe und Aufgaben im CRM des Kunden | EU (Belgien) |
| E-Mail-Anbieter (SMTP) | Versand von System- und Erinnerungs-E-Mails | EU |
Mit diesen Parteien wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Wir verkaufen Ihre Daten niemals und verwenden sie nicht für Werbung. Unsere eigenen Kunden schließen mit uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag für die Daten ab, die sie über KobiChat verarbeiten.
5. Aufbewahrungsdauer
Wir bewahren Kontodaten auf, solange Ihre Umgebung aktiv ist. Nach Vertragsende löschen wir Ihre Daten innerhalb von 90 Tagen, es sei denn, wir sind gesetzlich verpflichtet, sie länger aufzubewahren (zum Beispiel Abrechnungsdaten, die der gesetzlichen steuerlichen Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren unterliegen). Gesprächsdaten, die wir als Auftragsverarbeiter verwalten, löschen wir auf Wunsch des Kunden oder bei Beendigung des Vertrags.
6. Sicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen: verschlüsselte Verbindungen (TLS), verschlüsselte Speicherung von Passwörtern, signierte Webhooks, Zugriffstrennung zwischen Kundenumgebungen und tägliche Backups. Die Plattformadministratoren von KobiChat haben keinen Zugriff auf den Inhalt der Kundengespräche.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie auf deren Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragbarkeit; außerdem steht Ihnen ein Widerspruchsrecht zu. Möchten Sie diese Rechte ausüben oder Ihre Daten löschen lassen? Schreiben Sie uns eine E-Mail an privacy@kobichat.nl. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Sie können außerdem eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) einreichen.
Möchten Sie, dass wir Ihr Konto und die zugehörigen Daten löschen? Senden Sie eine E-Mail von Ihrer registrierten E-Mail-Adresse an privacy@kobichat.nl mit dem Betreff „Löschantrag“. Wir löschen Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen und bestätigen dies per E-Mail.
8. Cookies
Die KobiChat-Web-App verwendet ein funktionales Sitzungscookie und einige funktionale Einträge im lokalen Speicher (siehe Cookie-Richtlinie), damit Sie angemeldet bleiben und Ihre Einstellungen gespeichert werden. Eine vollständige Übersicht finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
Auf unserer Website verwenden wir Google Analytics zur Messung von Besuchen und zur Verbesserung unseres Marketings. Die zugehörigen Analyse- und Marketing-Cookies werden erst gesetzt, nachdem Sie über das Cookie-Banner Ihre Einwilligung erteilt haben; bis dahin läuft Google Analytics in einem einwilligungsfreien Modus (Consent Mode v2) ohne Cookies. Wenn Sie ablehnen, werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies gesetzt. In diesem Zusammenhang werden Daten von Google verarbeitet (Google Ireland Ltd., mit möglicher Übermittlung in die USA auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework). Sie können Ihre Wahl jederzeit ändern, indem Sie Ihre Cookies löschen.
9. Änderungen
Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite; das Datum der letzten Änderung steht oben.