KobiChat er en platform til erhvervsmæssig WhatsApp-kommunikation, leveret af KobiTech B.V. I denne politik forklarer vi, hvilke personoplysninger vi behandler, hvorfor, og hvilke rettigheder du har. Vi overholder databeskyttelsesforordningen (GDPR).
KobiTech B.V.
Klompenmakerstraat 24, 4871 EM Etten-Leur, Nederlandene
Handelskammeret (KvK): 42005593
E-mail: privacy@kobichat.nl
Har du spørgsmål om denne politik eller om dine data, er du altid velkommen til at sende os en e-mail.
1. To roller: dataansvarlig og databehandler
KobiChat behandler data i to roller:
- Som dataansvarlig for data om vores egne kunder (de virksomheder, der abonnerer på KobiChat): kontooplysninger, fakturering og brugsstatistik.
- Som databehandler for de data, som vores kunder behandler via KobiChat - navnlig WhatsApp-samtaler, kontaktoplysninger og beskeder fra deres egne kunder. Disse data tilhører kunden; vi behandler dem udelukkende efter kundens instruks. Aftalerne herom er fastsat i vores databehandleraftale (GDPR art. 28).
2. Hvilke data vi behandler
| Kategori | Eksempler | Formål |
|---|---|---|
| Kontodata | Navn, e-mailadresse, virksomhedsnavn, krypteret adgangskode | Adgang til og administration af dit miljø |
| Faktureringsdata | Abonnement, betalingsstatus, fakturanumre | Fakturering og bogføring |
| WhatsApp-samtaler | Beskeder, telefonnumre og kontaktoplysninger for dine kunder samt eventuelle medier | Levering af teamindbakke-servicen (databehandlerrolle) |
| Brugsdata | Logintidspunkter, antal beskeder, tekniske logfiler | Sikkerhed, fejlfinding og forbrugsmåling |
3. WhatsApp Business Platform og Meta
KobiChat bruger den officielle WhatsApp Business Platform (Cloud API) fra Meta Platforms Ireland Ltd. Beskeder, der sendes og modtages via WhatsApp, passerer gennem Metas infrastruktur. Privatlivspolitikken for WhatsApp/Meta gælder også for denne behandling. Hver kunde forbinder sin egen WhatsApp Business-konto; herved får vi kun den adgang, der er nødvendig for at sende og modtage beskeder på vegne af den pågældende kunde.
4. Modtagere og underdatabehandlere
Vi deler kun data med parter, der er nødvendige for at levere servicen. Nogle af disse underdatabehandlere benyttes kun, hvis kunden bruger den pågældende funktion (f.eks. AI-assistenten eller en kalenderintegration):
| Underdatabehandler | Formål | Placering / overførsel |
|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Afsendelse/modtagelse af WhatsApp-beskeder (WhatsApp Business Platform) | EU/USA (SCC / Data Privacy Framework) |
| Microsoft Azure (Vesteuropa) | Hosting af platformen og databasen | EU |
| Mollie B.V. | Behandling af abonnementsbetalinger | EU (Nederlandene) |
| Apple Inc. (APNs) | Pushnotifikationer til mobilappen | USA (DPF) |
| Anthropic / OpenAI (kun når AI-assistenten bruges) | Generering af AI-svar med kundens egen API-nøgle | USA (SCC/DPF) |
| Google Ireland Ltd. (kun ved en kalenderintegration) | Aflæsning af ledig/optaget-status og booking af aftaler i kundens egen kalender | EU/USA (DPF) |
| Teamleader NV (kun ved en CRM-integration) | Overdragelse af leads og opgaver i kundens CRM | EU (Belgien) |
| E-mailudbyder (SMTP) | Afsendelse af system- og påmindelsesmails | EU |
Der er indgået databehandleraftaler med disse parter. Vi sælger aldrig dine data og bruger dem ikke til reklame. Vores egne kunder indgår en databehandleraftale med os vedrørende de data, de behandler via KobiChat.
5. Opbevaringsperiode
Vi opbevarer kontodata, så længe dit miljø er aktivt. Efter opsigelse sletter vi dine data inden for 90 dage, medmindre vi er retligt forpligtet til at opbevare dem længere (for eksempel faktureringsdata, der er omfattet af den lovbestemte skattemæssige opbevaringspligt på 7 år). Samtaledata, som vi administrerer som databehandler, sletter vi på kundens anmodning eller ved aftalens ophør.
6. Sikkerhed
Vi træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger: krypterede forbindelser (TLS), krypteret lagring af adgangskoder, signerede webhooks, adskillelse af adgang mellem kundemiljøer og daglige sikkerhedskopier. KobiChats platformadministratorer har ingen adgang til indholdet af kundernes samtaler.
7. Dine rettigheder
Du har ret til indsigt i, berigtigelse og sletning af dine personoplysninger, ret til begrænsning af behandlingen og ret til dataportabilitet samt ret til at gøre indsigelse. Vil du udøve disse rettigheder eller have dine data slettet? Send en e-mail til os på privacy@kobichat.nl. Vi svarer inden for 30 dage. Du kan også indgive en klage til den nederlandske databeskyttelsesmyndighed (Autoriteit Persoonsgegevens).
Vil du have, at vi sletter din konto og de tilknyttede data? Send en e-mail fra din registrerede adresse til privacy@kobichat.nl med emnet “Anmodning om sletning”. Vi sletter dine data inden for 30 dage og bekræfter dette pr. e-mail.
8. Cookies
KobiChat-webappen bruger en funktionel sessionscookie og nogle få funktionelle elementer i local storage (se cookiepolitikken) for at holde dig logget ind og huske dine præferencer. En komplet oversigt findes i vores cookiepolitik.
På vores website bruger vi Google Analytics til at måle besøg og forbedre vores marketing. De tilhørende analyse- og marketingcookies placeres først, når du har givet dit samtykke via cookiebanneret; indtil da kører Google Analytics i en samtykkefri tilstand (Consent Mode v2) uden cookies. Hvis du afviser, placeres der ingen sporings- eller reklamecookies. I den forbindelse behandles data af Google (Google Ireland Ltd., med mulig overførsel til USA i henhold til EU-US Data Privacy Framework). Du kan til enhver tid ændre dit valg ved at slette dine cookies.
9. Ændringer
Vi kan ændre denne politik fra tid til anden. Den aktuelle version findes altid på denne side med datoen for den seneste ændring øverst.