KobiChat è una piattaforma per la comunicazione aziendale via WhatsApp, fornita da KobiTech B.V. In questa informativa vi spieghiamo quali dati personali trattiamo, perché e quali diritti avete. Rispettiamo il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
KobiTech B.V.
Klompenmakerstraat 24, 4871 EM Etten-Leur, Paesi Bassi
Camera di commercio (KvK): 42005593
E-mail: privacy@kobichat.nl
Per qualsiasi domanda su questa informativa o sui vostri dati, potete sempre scriverci via e-mail.
1. Due ruoli: titolare e responsabile del trattamento
KobiChat tratta i dati ricoprendo due ruoli:
- In qualità di titolare del trattamento per i dati dei nostri clienti (le aziende abbonate a KobiChat): dati dell’account, fatturazione e statistiche di utilizzo.
- In qualità di responsabile del trattamento per i dati che i nostri clienti trattano tramite KobiChat - in particolare le conversazioni WhatsApp, i dati di contatto e i messaggi dei loro clienti. Tali dati appartengono al cliente; li trattiamo esclusivamente secondo le sue istruzioni. Gli accordi in merito sono definiti nel nostro accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR).
2. Quali dati trattiamo
| Categoria | Esempi | Finalità |
|---|---|---|
| Dati dell’account | Nome, indirizzo e-mail, nome dell’azienda, password crittografata | Accesso al vostro ambiente e relativa gestione |
| Dati di fatturazione | Abbonamento, stato del pagamento, numeri di fattura | Fatturazione e contabilità |
| Conversazioni WhatsApp | Messaggi, numeri di telefono e dati di contatto dei vostri clienti, ed eventuali contenuti multimediali | Fornitura del servizio di casella condivisa (ruolo di responsabile del trattamento) |
| Dati di utilizzo | Orari di accesso, numero di messaggi, log tecnici | Sicurezza, risoluzione dei problemi e misurazione dell’utilizzo |
3. WhatsApp Business Platform e Meta
KobiChat utilizza la WhatsApp Business Platform ufficiale (Cloud API) di Meta Platforms Ireland Ltd. I messaggi inviati e ricevuti tramite WhatsApp transitano attraverso l’infrastruttura di Meta. A tale trattamento si applica anche l’informativa sulla privacy di WhatsApp/Meta. Ogni cliente collega il proprio account WhatsApp Business; in tal modo otteniamo soltanto l’accesso necessario per inviare e ricevere messaggi per conto di quel cliente.
4. Destinatari e sub-responsabili del trattamento
Condividiamo i dati esclusivamente con le parti necessarie per fornire il servizio. Alcuni di questi sub-responsabili del trattamento intervengono solo se il cliente utilizza la funzione corrispondente (ad es. l’assistente IA o un’integrazione con il calendario):
| Sub-responsabile del trattamento | Finalità | Ubicazione / trasferimento |
|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Invio/ricezione di messaggi WhatsApp (WhatsApp Business Platform) | UE/USA (SCC / Data Privacy Framework) |
| Microsoft Azure (Europa occidentale) | Hosting della piattaforma e del database | UE |
| Mollie B.V. | Elaborazione dei pagamenti degli abbonamenti | UE (Paesi Bassi) |
| Apple Inc. (APNs) | Notifiche push sull’app mobile | USA (DPF) |
| Anthropic / OpenAI (solo in caso di utilizzo dell’assistente IA) | Generazione di risposte IA con la chiave API del cliente stesso | USA (SCC/DPF) |
| Google Ireland Ltd. (solo in caso di integrazione con il calendario) | Lettura della disponibilità (libero/occupato) e prenotazione di appuntamenti nel calendario del cliente stesso | UE/USA (DPF) |
| Teamleader NV (solo in caso di integrazione con un CRM) | Passaggio dei lead e attività nel CRM del cliente | UE (Belgio) |
| Fornitore di posta elettronica (SMTP) | Invio di e-mail di sistema e di promemoria | UE |
Con queste parti sono stati conclusi accordi sul trattamento dei dati. Non vendiamo mai i vostri dati e non li utilizziamo per scopi pubblicitari. I nostri clienti stipulano con noi un accordo sul trattamento dei dati per i dati che trattano tramite KobiChat.
5. Periodo di conservazione
Conserviamo i dati dell’account finché il vostro ambiente è attivo. Dopo la cessazione cancelliamo i vostri dati entro 90 giorni, salvo che siamo tenuti per legge a conservarli più a lungo (ad esempio i dati di fatturazione soggetti all’obbligo legale di conservazione fiscale di 7 anni). I dati delle conversazioni che gestiamo in qualità di responsabile del trattamento vengono cancellati su richiesta del cliente o alla cessazione del contratto.
6. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: connessioni crittografate (TLS), archiviazione crittografata delle password, webhook firmati, separazione degli accessi tra gli ambienti dei clienti e backup giornalieri. Gli amministratori della piattaforma KobiChat non hanno accesso al contenuto delle conversazioni dei clienti.
7. I vostri diritti
Avete il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità dei vostri dati personali, nonché il diritto di opposizione. Desiderate esercitare questi diritti o far cancellare i vostri dati? Scriveteci a privacy@kobichat.nl. Rispondiamo entro 30 giorni. Potete inoltre presentare un reclamo all’autorità olandese per la protezione dei dati (Autoriteit Persoonsgegevens).
Desiderate che cancelliamo il vostro account e i dati associati? Inviate un’e-mail dal vostro indirizzo registrato a privacy@kobichat.nl con oggetto «Richiesta di cancellazione». Cancelleremo i vostri dati entro 30 giorni e ve lo confermeremo via e-mail.
8. Cookie
La web app di KobiChat utilizza un cookie di sessione funzionale e alcuni elementi funzionali di archiviazione locale (si veda l’informativa sui cookie) per mantenervi connessi e ricordare le vostre preferenze. Una panoramica completa è disponibile nella nostra informativa sui cookie.
Sul nostro sito web utilizziamo Google Analytics per misurare le visite e migliorare il nostro marketing. I cookie analitici e di marketing associati vengono installati solo dopo che avete dato il vostro consenso tramite il banner dei cookie; fino ad allora, Google Analytics funziona in modalità senza consenso (Consent Mode v2), senza cookie. Se rifiutate, non viene installato alcun cookie di tracciamento o pubblicitario. In questo contesto i dati sono trattati da Google (Google Ireland Ltd., con possibile trasferimento negli USA nell’ambito dell’EU-US Data Privacy Framework). Potete modificare la vostra scelta in qualsiasi momento cancellando i vostri cookie.
9. Modifiche
Possiamo modificare di tanto in tanto questa informativa. La versione aggiornata è sempre disponibile su questa pagina, con la data dell’ultima modifica in alto.