KobiChat to platforma do firmowej komunikacji przez WhatsApp, udostępniana przez KobiTech B.V. W niniejszej polityce wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakim celu i jakie prawa wam przysługują. Przestrzegamy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).
KobiTech B.V.
Klompenmakerstraat 24, 4871 EM Etten-Leur, Holandia
Izba Handlowa (KvK): 42005593
E-mail: privacy@kobichat.nl
Jeśli macie pytania dotyczące niniejszej polityki lub waszych danych, zawsze możecie napisać do nas wiadomość e-mail.
1. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający
KobiChat przetwarza dane w dwóch rolach:
- Jako administrator danych naszych własnych klientów (firm, które wykupiły abonament KobiChat): dane konta, dane rozliczeniowe i statystyki korzystania.
- Jako podmiot przetwarzający danych, które nasi klienci przetwarzają za pośrednictwem KobiChat - w szczególności rozmów WhatsApp, danych kontaktowych i wiadomości ich własnych klientów. Dane te należą do klienta; przetwarzamy je wyłącznie zgodnie z jego poleceniami. Zasady w tym zakresie określa nasza umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).
2. Jakie dane przetwarzamy
| Kategoria | Przykłady | Cel |
|---|---|---|
| Dane konta | Imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, zaszyfrowane hasło | Dostęp do waszego środowiska i zarządzanie nim |
| Dane rozliczeniowe | Abonament, status płatności, numery faktur | Rozliczenia i księgowość |
| Rozmowy WhatsApp | Wiadomości, numery telefonów i dane kontaktowe waszych klientów oraz ewentualne pliki multimedialne | Świadczenie usługi wspólnej skrzynki (rola podmiotu przetwarzającego) |
| Dane o korzystaniu | Godziny logowania, liczba wiadomości, logi techniczne | Bezpieczeństwo, rozwiązywanie problemów i pomiar wykorzystania |
3. WhatsApp Business Platform i Meta
KobiChat korzysta z oficjalnej WhatsApp Business Platform (Cloud API) od Meta Platforms Ireland Ltd. Wiadomości wysyłane i odbierane przez WhatsApp przechodzą przez infrastrukturę Meta. Do tego przetwarzania ma również zastosowanie polityka prywatności WhatsApp/Meta. Każdy klient podłącza własne konto WhatsApp Business; uzyskujemy przy tym wyłącznie dostęp niezbędny do wysyłania i odbierania wiadomości w imieniu tego klienta.
4. Odbiorcy i dalsze podmioty przetwarzające
Udostępniamy dane wyłącznie podmiotom, które są niezbędne do świadczenia usługi. Niektóre z tych dalszych podmiotów przetwarzających angażujemy tylko wtedy, gdy klient korzysta z danej funkcji (np. asystenta AI lub integracji z kalendarzem):
| Dalszy podmiot przetwarzający | Cel | Lokalizacja / przekazywanie |
|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Wysyłanie/odbieranie wiadomości WhatsApp (WhatsApp Business Platform) | UE/USA (SCC / Data Privacy Framework) |
| Microsoft Azure (Europa Zachodnia) | Hosting platformy i bazy danych | UE |
| Mollie B.V. | Obsługa płatności abonamentowych | UE (Holandia) |
| Apple Inc. (APNs) | Powiadomienia push do aplikacji mobilnej | USA (DPF) |
| Anthropic / OpenAI (tylko przy korzystaniu z asystenta AI) | Generowanie odpowiedzi AI z użyciem własnego klucza API klienta | USA (SCC/DPF) |
| Google Ireland Ltd. (tylko przy integracji z kalendarzem) | Odczyt statusu wolny/zajęty i rezerwowanie spotkań we własnym kalendarzu klienta | UE/USA (DPF) |
| Teamleader NV (tylko przy integracji z CRM) | Przekazywanie leadów i zadań do CRM klienta | UE (Belgia) |
| Dostawca poczty e-mail (SMTP) | Wysyłanie systemowych wiadomości e-mail i przypomnień e-mailowych | UE |
Z tymi podmiotami zawarto umowy powierzenia przetwarzania danych. Nigdy nie sprzedajemy waszych danych i nie wykorzystujemy ich do celów reklamowych. Nasi własni klienci zawierają z nami umowę powierzenia przetwarzania danych w odniesieniu do danych, które przetwarzają za pośrednictwem KobiChat.
5. Okres przechowywania
Dane konta przechowujemy tak długo, jak wasze środowisko jest aktywne. Po zakończeniu umowy usuwamy wasze dane w ciągu 90 dni, chyba że przepisy prawa zobowiązują nas do dłuższego ich przechowywania (na przykład dane rozliczeniowe objęte ustawowym 7-letnim obowiązkiem przechowywania dla celów podatkowych). Dane rozmów, którymi zarządzamy jako podmiot przetwarzający, usuwamy na żądanie klienta lub z chwilą rozwiązania umowy.
6. Bezpieczeństwo
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne: szyfrowane połączenia (TLS), szyfrowane przechowywanie haseł, podpisane webhooki, rozdzielenie dostępu między środowiskami klientów oraz codzienne kopie zapasowe. Administratorzy platformy KobiChat nie mają dostępu do treści rozmów klientów.
7. Wasze prawa
Przysługuje wam prawo dostępu do waszych danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia, a także prawo do wniesienia sprzeciwu. Chcecie skorzystać z tych praw lub zlecić usunięcie swoich danych? Napiszcie do nas na adres privacy@kobichat.nl. Odpowiadamy w ciągu 30 dni. Możecie również wnieść skargę do holenderskiego organu ochrony danych (Autoriteit Persoonsgegevens).
Chcecie, abyśmy usunęli wasze konto i powiązane z nim dane? Wyślijcie wiadomość e-mail z waszego zarejestrowanego adresu na adres privacy@kobichat.nl z tematem „Wniosek o usunięcie”. Usuniemy wasze dane w ciągu 30 dni i potwierdzimy to e-mailem.
8. Pliki cookie
Aplikacja internetowa KobiChat wykorzystuje funkcjonalny plik cookie sesji oraz kilka funkcjonalnych elementów w local storage (zob. politykę plików cookie), dzięki którym pozostajecie zalogowani, a wasze preferencje są zapamiętywane. Pełny przegląd znajduje się w naszej polityce plików cookie.
Na naszej stronie internetowej korzystamy z Google Analytics w celu mierzenia odwiedzin i ulepszania naszego marketingu. Związane z tym analityczne i marketingowe pliki cookie są zapisywane dopiero po wyrażeniu przez was zgody za pośrednictwem banera cookie; do tego czasu Google Analytics działa w trybie bez zgody (Consent Mode v2), bez plików cookie. Jeśli odmówicie zgody, nie są zapisywane żadne śledzące ani reklamowe pliki cookie. W tym kontekście dane przetwarza Google (Google Ireland Ltd., z możliwym przekazywaniem danych do USA na podstawie EU-US Data Privacy Framework). W każdej chwili możecie zmienić swój wybór, usuwając pliki cookie.
9. Zmiany
Możemy od czasu do czasu zmieniać niniejszą politykę. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data ostatniej zmiany jest podana u góry.